ผมคิดว่าคนหลายคนที่เข้าใจกฎกติกาเรื่องของเวลาเป็นอย่างดีอยู่แล้ว แต่บางคนยังไม่รู้สึกว่าการบริหารเวลานั้นเป็นเรื่องที่สำคัญกับชีวิต ถึงแม้เราไม่บริหารเวลา เราก็อยู่ได้อย่างปกติ ในขณะที่บางคนเห็นความสำคัญและพยายามที่จะจัดการกับเวลาในชีวิตของตัวเอง แต่ยังมีปัญหาอุปสรรคอยู่บ้าง

ผมอยากชี้ให้เห็นความจริงข้อหนึ่งที่เรามักจะพบเห็นกันอยู่เสมอในชีวิตจริง โดยเฉพาะการทำงาน เรามักจะพบเห็นอยู่เสมอว่าคนสองคนที่เป็นเพื่อนกันเรียนจบมาพร้อมๆกัน ฐานะก็ไม่แตกต่างกัน ทำงานไม่แตกต่างกัน โอกาสความก้าวหน้าในชีวิตไม่แตกต่างกัน แต่….ทำไมเวลาผ่านไปเพียงไม่กี่ปี ความแตกต่างในชีวิตของสองคนนี้แตกต่างกันมาก ทำไมคนหนึ่งประสบความสำเร็จในชีวิตมากมาย ในขณะที่อีกคนยังเหมือนเดิม แน่นอนว่าปัจจัยแห่งความสำเร็จไม่ได้อยู่ที่การบริหารเวลาเพียงอย่างเดียว แต่ผมเชื่อเหลือเกินว่าเรื่องการบริหารเวลาต้องเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งของความสำเร็จอย่างแน่นอน

คนที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่เขามักจะใช้เวลาในชีวิตที่แตกต่างจากคนอื่นๆ เช่น มีการวางแผนการใช้เวลา มีการจัดสรรเวลาเพื่อการพัฒนาศักยภาพทางการคิด จัดสรรเวลาเพื่อสร้างความสมดุลระหว่างร่างกาย จิตใจและสังคม สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดโดยการจัดลำดับความสำคัญของการใช้เวลา

ที่นี้เราลองมาดูซิครับว่าทำอย่างไร เราจึงจะสามารถบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและสามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับชีวิตของเราได้  ผมขอแนะนำเทคนิควิธีการในการบริหารเวลาด้วยคำถามดังนี้

• คุณเคยวางแผนการบริหารเวลาของชีวิตแล้วหรือยัง? ถ้าเราต้องการให้การใช้เวลาในแต่ละวัน แต่ละเดือน แต่ละปีของเราอย่างมีประสิทธิภาพ ผมขอแนะนำว่าเราควรจะกำหนดเป้าหมายในชีวิตให้ชัดเจน ยิ่งละเอียดมากเท่าไหร่ยิ่งดี เช่น อีก 5 ปีเราจะเป็นเจ้าของกิจการ อีก 2 ปีเราจะเรียนต่อปริญญาโท  อายุไม่เกิน 35 เราจะมีบ้านเป็นของตัวเอง ฯลฯ การกำหนดเป้าหมายต่างๆในชีวิตจะช่วยให้เรากำหนดแนวทางในการไปสู่จุดเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น เพราะตัวเป้าหมายนี่แหละครับจะเป็นตัวที่ทำให้เราต้องคิดมากขึ้น ต้องจัดสรรเวลาให้ดีขึ้น การกำหนดเป้าหมายในชีวิตนั้นไม่แตกต่างอะไรกับการที่เรากำหนดเป้าหมายในการทำงานในแต่ละวัน เช่น ถ้าวันนี้เจ้านายต้องการงานด่วนหลายๆอย่างพร้อมๆกัน ผมเชื่อว่าพฤติกรรมในการบริหารเวลาของเราในวันนี้แตกต่างจากวันอื่นๆที่ไม่มีเป้าหมายในการทำงานที่ชัดเจน   ดังนั้น การกำหนดเป้าหมายชีวิตทั้งระยะสั้นและระยะยาวให้ชัดเจนนั้น ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญต่อพฤติกรรมการบริหารเวลาในแต่ปี แต่ละเดือนและแต่ละวันในการดำเนินชีวิตของเรา

• คุณทราบหรือไม่ว่าเวลาส่วนใหญ่ที่คุณใช้ไปนั้นใช้กับเรื่องอะไรบ้าง?  คนหลายคนที่ไม่ประสบความสำเร็จในการบริหารเวลา เพราะมัวแต่หาเทคนิคการบริหารเวลาแบบต่างๆมาใช้โดยที่ยังไม่ทราบเลยว่าตัวเองมีจุดอ่อนจุดแข็งในการบริหารเวลาตรงไหน มันคงไม่ต่างอะไรไปกับการหายาแพงๆดีๆมารับประทาน ต่อให้ยานั้นๆดีแค่ไหนก็ตาม แต่ถ้าไม่ถูกกับโรคที่เราเป็นอยู่ มันคงไม่มีประโยชน์อะไร การบริหารเวลาของเราก็เช่นเดียวกัน จุดสำคัญคือเรารู้หรือยังว่าการบริหารเวลาของเรามีอาการป่วยตรงไหน ผมอยากแนะนำให้มีการจดบันทึกการใช้เวลาในชีวิตว่าแต่ละวัน แต่ละเดือน แต่ละปีนั้น เวลาของเราถูกใช้หมดไปกับเรื่องอะไรบ้าง และให้นำเอาบันทึกของการใช้เวลามาวิเคราะห์ดูว่าจุดไหนที่ควรปรับปรุง เวลาส่วนไหนที่ควรลด/เพิ่ม กิจกรรมไหนที่ควรให้ความสำคัญก่อนหลัง
• การบริหารเวลาในระดับรากหญ้าของคุณมีประสิทธิภาพหรือยัง?  ขอให้ลองฝึกการบริหารเวลากับกิจกรรมย่อยๆในชีวิตประจำวันก่อน เช่น เวลาในการดูทีวี เวลา          ในการรับประทานอาหาร เวลาในการออกกำลังกาย ฯลฯ ลองวิเคราะห์ดูว่าเราใช้เวลาคุ้มค่าหรือ    ยัง ขอให้ฝึกการบริหารเวลาของกิจวัตรประจำวันก่อนโดยเน้น ที่การตรงต่อเวลา การจัดสรรเวลา         ตามลำดับความสำคัญ การสร้างมูลค่าเพิ่มโดยการลดการใช้   เวลาหรือเพิ่มกิจกรรมให้กับเวลา  
• ทำอย่างไรจึงจะสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับเวลาที่มีอยู่เท่าเดิมได้? ทุกคนมีเวลาจำกัดเหมือนกันทุกคน ดังนั้น เราไม่สามารถขยายเวลามารองรับกิจกรรมในชีวิตได้ มีเพียงหนทางเดียวคือ ทำอย่างไรให้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดนั้นถูกนำไปใช้อย่างคุ้มค่า เช่น บางคนอาจจะใช้เวลาในการออกกำลังกายดูทีวีหรือฟังวิทยุไปด้วย บางคนเข้าห้องน้ำไปด้วยอ่านหนังสือไปด้วย     บางคนจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่ทุกวันว่าควรจะใช้เวลาไปกับเรื่องอะไร ก่อน-หลัง   
• คุณเคยแบ่งเวลาให้กับการพัฒนาความคิดสร้างสรรค์บ้างหรือไม่?  ความสำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ไม่ควรมองข้ามคือ เราควรแบ่งเวลาในการพัฒนาศักยภาพการคิด  สร้างสรรค์ให้กับตัวเองบ้าง เหมือนกับองค์กรต่างๆที่ได้ทุ่มเทงบประมาณในการวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ เพราะถ้าเราไม่เคยแบ่งเวลาให้กับการคิดสร้างสรรค์เลย ในอนาคตชีวิตเราคงไม่แตกต่างอะไรไปจากคนทั่วๆไป ต้องอย่าลืมว่าคนที่ก้าวหน้าคือคนที่มีความแตกต่างจากคนอื่น   ในทางที่ดีในทางที่สร้างสรรค์ คุณคิดว่าตัวเองมีเวลาที่สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์บ้างหรือไม่?  ผมอยากให้ท่านผู้อ่านลองสำรวจดูตัวเองนะครับว่าเวลาไหนบ้างที่เรารู้สึกว่าเราใช้มากเกินไป            เวลาไหนบ้างที่เราคิดว่าไม่ค่อยมีสาระ เวลาไหนบ้างที่น่าจะลดลงได้ เพื่อนำไปใช้กับกิจกรรม   อย่างอื่น เช่น เราคุยโทรศัพท์นานเกินความจำเป็นหรือเปล่า เราเดินเล่นคุยกับเพื่อนในที่ทำงาน         มากไปหรือปล่าว เราปล่อยให้เวลาว่างๆผ่านไปโดยเปล่าประโยชน์หรือไม่  เมื่อพบว่าเวลาไหนที่          เราเสียไปโดยไม่มีประโยชน์ ขอให้ลองลดเวลาตรงนั้นลง  

• คุณเคยคิดมอบหมายงานใหม่ๆให้กับชีวิตของตัวเองบ้างหรือไม่? เป็นธรรมชาติที่คนเราโดยทั่วไปจะทำงานให้เท่ากับเวลาที่มีอยู่ เราจะพบว่าบางวันเรามีงานเยอะ       เราก็ใช้เวลาประมาณแปดชั่วโมงในการทำงาน แต่บางวันเรามีงานน้อยเราก็ยังใช้เวลาในการ    ทำงานแปดชั่วโมงครบเหมือนกัน ดังนั้น เพื่อป้องกันไม่ให้เราใช้เวลาไม่คุ้มค่า ผมจึงอยาก   เสนอแนะว่าเราควรจะสร้างงานให้กับชีวิตตัวเอง ทั้งนี้เพื่อให้เราบังคับตัวเองให้ใช้เวลาอย่าง คุ้มค่าให้มากยิ่งขึ้น เช่น วันไหนงานน้อยให้เอาโครงการใหม่ๆที่เราคิดไว้มาทำ   

• คุณเคยวางแผน ดำเนินการและประเมินผลการบริหารเวลาของตัวเองบ้างหรือไม่?  ถึงเราจะมีเทคนิควิธีการในการบริหารเวลาอย่างไรก็ตาม แต่หัวใจสำคัญที่สุดในการบริหารเวลา          เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มคือกระบวนการในการบริหารเวลาของเรามีประสิทธิภาพหรือไม่ เรามีการวาง    แผนการใช้เวลาหรือไม่ เรามีการดำเนินการบริหารเวลาอย่างจริงจังหรือไม่ และเรามีการประเมิน         ทบทวนแผนงานการบริหารเวลาเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขหรือไม่

สรุป การบริหารเวลาถือเป็นปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จอย่างหนึ่งของชีวิต เราจึงควรฉกฉวยโอกาศจากกระแสการไหลของเวลานำมาสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับชีวิตให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้  ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่มักจะเกิดจากการเริ่มต้นจากจุดเล็กๆ ดังนั้น ถ้าเราสามารถจัดการหรือบริหารเวลาของชีวิตประจำวันได้ การบริหารเวลาแห่งชีวิตก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปนะครับ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าผู้อ่านทุกคนจะเป็นนักบริหารเวลามืออาชีพนะครับ…..สวัสดีครับ